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Las 5W (What-Why-Who-When-Where) y las 2H (How-How much) se representan en 7 siguientes interrogantes clave: ¿Qué se hará? ¿Por qué se hará? ¿Por quién se hará? ¿Cuándo se hará? ¿Dónde se hará? ¿Cómo se hará? ¿Cuánto costará?
Esta metodología de gestión empresarial es una de las más utilizadas y orienta el accionar de un negocio de forma estratégica y elaborada; se desarrolló en Japón, en el sector automotriz, inicialmente solo para crear planes de acción, ahora implica un profundo análisis que circula en mercadotecnia, ventas, producción, marketing, etc.
Una buena planificación conduce al éxito, responder a las preguntas de la metodología 5W2H, permite estructurar elementos esenciales, cuestionar características fundamentales de una situación para una buena administración; con su aplicación se logra una representación universal de la acción.
Se inicia determinando una meta orientada a organizar las acciones y a cumplirlas, se establece motivos; su representación se traduce a tablas o plantillas, que permiten enumerar paso a paso la estrategia. Por la sencillez de su uso puede emplearse en todo tipo de empresa y en distintos giros de negocios.
Este gestor de calidad se aplica en ámbitos personales, en investigación o cualquier accionar profesional, es cotidiano, ya que siempre se planea un objetivo, se mide el alcance, se programan recursos,
se designan responsables, se delimitan periodos (tiempo y espacio) y realizan actividades. Permite comprobar las actividades que deben desarrollarse con mayor claridad, trazando un mapa de las mismas mediante preguntas básicas que justifiquen su aplicación.
5W2H, diagrama de Ishikawa, los 5 por qué, diagrama de PDCA, entre otros, fortalecen el plan de acción de las organizaciones empresariales, evidenciando errores y fallas con posibilidades de corrección inmediata porque la solución se encuentra en el entorno empresarial.
Esta herramienta fortalece la verificación de acciones, contribuye a la determinación de indicadores de gestión, controla los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, que permiten calidad y excelencia organizacional, ambos basados en un estado de resultados.