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Llamado también el Ciclo PDCA, por las primeras letras de las etapas en inglés: P: “Plan”, o planear; D: “Do”, hacer o llevar a cabo; C: “Check” comprobar, analizar o verificar; A: “Act” actuar, corregir los errores o fallos.
El poder de PDCA radica en su simplicidad, si bien es fácil de entender, a menudo es difícil lograr, por lo menos continuamente, debido a la complacencia, distracción, pérdida de concentración, falta de compromiso, reasignación de prioridades, falta de recursos, etc. Esta herramienta cíclica de mejora o resolución de problemas, se basa en el hecho de que los conocimientos y las habilidades siempre son limitados, pero pueden mejorar en la medida que se avanza.
Si bien la mayoría de los ejecutivos y gerentes afirman tener pleno conocimiento de la aplicación continua del ciclo PDCA, pocos tienen comprensión, y menos aún lo practican de manera consistente. Esta metodología puede ofrecer «soluciones rápidas» típicas de los enfoques de gestión occidentales, pero también funciona bien para mejoras de proceso incrementales, continuas independientemente del estilo de gestión, ayuda a asegurar la mejora.
Muchas veces no es posible una mejora inmediata y espectacular, realmente no existe una «solución rápida» para muchos problemas, a veces, ni siquiera es posible definir completamente el problema, mucho menos la solución; la estrategia de su aplicación es la constancia, solo ahí ofrecerá mejoras.
PDCA es un modelo de cuatro pasos para realizar cambios. Así como un círculo no tiene fin, se ejecuta repetidamente y busca la mejora continua. Usar el concepto PDCA es sencillo, enfatiza y demuestra que los programas de mejora deben comenzar con una planificación cuidadosa, deben resultar en una acción eficaz, retornando de nuevo a una planificación en un ciclo continuo.
Para planificar, es importante reconocer una oportunidad de cambio, establecer objetivos y procesos necesarios, se puede utilizar diversas técnicas como la lluvia de ideas o diagramación de causa y efecto (Ishikawa «espina de pescado») para determinar el problema.
Hacer, implica la implementación de procesos y pruebas de cambio, frecuentemente con un estudio a pequeña escala. Verificar es monitorear y evaluar los procesos y resultados respecto a los objetivos y especificaciones, concluyendo con informar. Actuar basándose en lo que aprendió, aplicando acciones al resultado si es necesario mejorar.
Es importante revisar todos los pasos (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) y modificar el proceso para mejorarlo. Si el cambio no trabaja, vuelva a pasar por el ciclo con un plan diferente. Si tiene éxito, incorpore lo que aprendió en los cambios. Use lo aprendido para planificar futuras y nuevas mejoras, comenzando el ciclo nuevamente.
El análisis de tendencias, los factores críticos de éxito y los indicadores clave de rendimiento, son fundamentales para comprobar si los cambios a pequeña escala o experimentales están logrando el resultado deseado o no. Verifique continuamente las actividades clave (independientemente de cualquier experimentación) para evaluar la calidad de la producción en todo momento con el fin de identificar nuevos o potenciales problemas.
PDCA puede producir algunos resultados sorprendentes, ¡pero solo si lo usa correctamente! Como se mencionó, la mayoría los ejecutivos afirman que saben cómo utilizar PDCA, sin embargo, en realidad, la mayoría no siguen el enfoque formal documentado. Trate de enfocarse en PDCA para mejorar algún aspecto sus procesos ¡usted será feliz de haberlo hecho!